A partire dal 25 maggio 2018 è direttamente applicabile in tutti gli Stati membri il Regolamento Ue 2016/679, noto come GDPR (General Data Protection Regulation), relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento e alla libera circolazione dei dati personali.
Il GDPR nasce da precise esigenze, come indicato dalla stessa Commissione Ue, di certezza giuridica, armonizzazione e maggiore semplicità delle norme riguardanti il trasferimento di dati personali dall’Ue verso altre parti del mondo. Si tratta poi di una risposta, necessarie e urgente, alle sfide poste dagli sviluppi tecnologici (a inizio ottobre il WP29 ha adottato tre fondamentali provvedimenti che avranno importanti ricadute su punti essenziali del GDPR proprio sul tema dell’innovazione tecnologica) e dai nuovi modelli di crescita economica, tenendo conto delle esigenze di tutela dei dati personali sempre più avvertite dai cittadini Ue.
GDPR ed extraterritorialità
Le norme del GDPR proteggono i dati dei cittadini europei e si applicano a tutte le società che trattano o gestiscono tali dati, a prescindere dal Paese in cui hanno la sede legale o in cui i dati vengono elaborati. Sono soggette al GDPR le aziende che offrono beni o servizi (a pagamento o meno) o che monitorano il comportamento di individui residenti nella UE.
Le sanzioni nel GDPR
Il GDPR introduce multe economiche per le aziende che non rispettano il regolamento, che possono ammontare fino al 4 per cento del fatturato annuale globale o a 20 milioni di euro. Un’azienda è passibile di sanzione se, per esempio, non ha policy adeguate per il consenso al trattamento dei dati personali o se viola i principi alla base del concetto di “Privacy by Design” (vedi sotto).
Nuove norme sul consenso al trattamento dei dati
Le società che raccolgono o trattano dati personali devono spiegare in modo chiaro agli utenti tutte le condizioni che regolano raccolta e trattamento dei dati. È responsabilità di chi raccoglie/gestisce i dati redigere termini e condizioni in un linguaggio semplice, comprensibile a tutti i cittadini, senza possibilità di equivoco. Gli stessi criteri si applicano per gli strumenti attraverso cui l’utente esprime il proprio consenso. È inoltre obbligatorio dichiarare come verranno elaborati i dati richiesti all’utente.
GDPR: cosa devono sapere le aziende
Il GDPR ridisegna il concetto di privacy introducendo norme specifiche su modalità di trattamento dei dati, diritti dei soggetti interessati, chi è responsabile dei dati, modalità di comunicazione di eventuali violazioni subite, sanzioni per l’infrazione del regolamento.
Per essere conformi al GDPR le aziende devono prepararsi in anticipo, rivendo le proprie policy e, se necessario, adeguandole alle richieste del regolamento. Nel seguito sono illustrati i punti chiave del GDPR, che hanno un impatto operativo sulle società che raccolgono o trattano dati di cittadini europei.
GDPR e notifica delle violazioni
Le aziende hanno l’obbligo di notificare alle autorità competenti e ai soggetti interessati le violazioni di dati che possono mettere a rischio “i diritti e le libertà degli individui”. La notifica deve avvenire entro 72 ore dalla presa d’atto della violazione.
Il diritto all’accesso ai dati nel GDPR
Le aziende devono garantire agli utenti il diritto di sapere se i loro dati vengono elaborati, dove e a quale scopo. Inoltre, se richiesti, devono fornire i dati personali al soggetto interessato, in modo gratuito e in formato elettronico.
Il diritto all’oblio
Gli utenti hanno diritto alla cancellazione dei propri dati personali. Il diritto si applica quando l’utente non vuole mantenere il consenso al trattamento dei suoi dati e non ci sono ragioni legittime per conservarli.
Portabilità dei dati
Gli utenti hanno diritto di ricevere i propri dati personali e trasmetterli a un altro ente. Per agevolare il trasferimento, i dati devono essere resi disponibili in un “formato leggibile da una macchina”.
Privacy by Design
Il GDPR trasforma in legge un concetto già diffuso, ma considerato solo una best practice. La protezione dei dati deve essere incorporata in prodotti e servizi a partire dalla fase di progettazione degli stessi, e non essere considerata in fasi successive come un elemento aggiuntivo.
Cifratura e pseudonimizzazione
Alle aziende è richiesto di mettere in atto tecniche che garantiscono e tutelano la privacy dei soggetti interessati. Tra queste ci sono la cifratura dei dati, in modo che possano essere letti solo da chi è autorizzato, e la pseudonimizzazione, che consiste nel sostituire campi identificativi in un set di dati con uno o più identificatori artificiali.
Data Protection Officer (Responsabile della protezione dei dati)
Gli enti pubblici e le aziende le cui principali attività implicano “un monitoraggio regolare e sistematico di dati su larga scala” dovranno nominare un Data Protection Officer, che avrà il compito di garantire la conformità dell’azienda al GDPR.
Tutte le aziende, ovunque stabilite, dovranno quindi rispettare le nuove regole. Imprese ed enti avranno più responsabilità e caso di inosservanza delle regole rischiano pesanti sanzioni.
Le soluzioni specialistiche dei nostri partner convenzionati
Lo studio De Donato è in grado di fornire assistenza anche in tema di GDPR, collaborando con la SGSLav che, in qualità di partner consolidato, offre consulenza ai clienti del nostro studio per garantire che gli stessi siano in regola con la nuova normativa.
